La caja chica es un fondo de dinero en efectivo que se usa para cubrir los gastos menores o colaterales de un negocio, como la adquisición de suministros de oficina o la reparación de máquinas o equipos dañados. Se trata de un recurso que debes incluir en tu plan de negocio para eficientar tu gestión financiera.
¿Cuáles son los beneficios de una caja chica?
Disponer de una caja chica le permite a un negocio cubrir los gastos menores de inmediato, sin tener que pasar por un proceso de aprobación con el área de contabilidad en el que se pierde tiempo y capacidad de reacción para atender situaciones imprevistas o extraordinarias.
Además de brindarte mayor flexibilidad y eficiencia, tener una caja chica te puede ayudar a llevar un mejor control de gastos, pues tendrás que hacer un registro puntual y preciso de las entradas y salidas de efectivo para poder rastrear con exactitud cada gasto que se haya hecho con dinero de la caja chica.
¿Cómo iniciar tu propia caja chica?
Empieza por delimitar la cantidad de dinero que puedes destinar a este fondo e inclúyelo en la planeación de tu presupuesto anual. Para esto, haz una lista de gastos que consideres colaterales o menores, por ejemplo:
- Adquisición o reparación de equipo.
- Suministros de oficina.
- Productos o utensilios de limpieza.
- Suministros cotidianos (como agua purificada o café).
- Gasolina, peajes, transporte y otros recursos para viajes.
- Emergencias o situaciones imprevistas.
Haz un cálculo aproximado de cuánto dinero se requiere para cubrir los elementos de la lista, ya que de nada te servirá tener una caja chica si no puedes costear los gastos cuando se necesite.
¿Cómo gestionar la caja chica?
Una vez decidida la cantidad que va a conformar tu caja chica, establece las reglas para hacer un uso responsable de este recurso, como solo disponer de ella en las situaciones que estén enlistadas, nunca rebasar una cantidad determinada de dinero, etc. Las reglas las pones tú de acuerdo a lo que consideres mejor para tu negocio y deben ser muy claras para que nunca se abuse de este recurso. También es importante asignar a una persona como responsable de la caja chica, quien será la encargada de recaudar el dinero, salvaguardarlo, llevar un registro preciso, organizar los recibos y reponer constantemente el fondo en efectivo para que nunca quede vacía.
¿Puedo tener una caja chica digital?
Los avances tecnológicos han permitido digitalizar muchas herramientas administrativas, y la caja chica no es la excepción. En su versión digital, una caja chica permite llevar un seguimiento claro y en tiempo real de cada transacción y brinda mayor flexibilidad para resolver episodios que requieran de pagos imprevistos, pues al tener el dinero en una reserva digital, este puede usarse en cualquier momento, en cualquier lugar y por cualquiera que tenga poder para hacer uso de él. Además, es más seguro, pues al no tener el dinero en efectivo, se mantiene a salvo de robos. Tu caja chica digital puede ser una cuenta de banco específicamente para ese fin, o puedes utilizar una app como Mint, Spendee o Wally, entre muchas otras.
Sea física o digital, la caja chica es una herramienta crucial para mejorar la administración de tu negocio, pues te da la capacidad de reacción que necesitas para controlar los gastos imprevistos sin perder tiempo. Con una gestión responsable, es un recurso que puede marcar un punto de inflexión en el manejo de las finanzas de tu negocio.
FUENTES:
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